Moderne SharePoint-løsning forsynet med besparelser, ekstra funktionalitet og grønne fordele

Tårnby Forsyning sparer på driften med en ny SharePoint-platform, der samtidig er klimavenlig. Systemet skal samle forskellige funktioner og dermed skabe mere effektive arbejdsprocesser.

Med over 90.000 filer er dokumenthåndtering en central aktivitet hos Tårnby Forsyning (TF), og i 2022 besluttede man at iværksætte en tiltrængt opgradering. ”Systemet var helt tilbage fra 2010, da selskabet blev stiftet, og dokumenthåndteringen fungerede ikke længere optimalt. Vi havde driftsvanskeligheder og så os derfor om efter en ny løsning,” siger CFO Thor Galland, projektansvarlig for anskaffelse og implementering af den nye løsning.

Økonomi og kvalitet var afgørende

TF så to leverancemuligheder for et nyt system. ”Vi kunne enten fortsætte med den hidtidige leverandør eller vælge en ny samarbejdspartner, og vi besluttede at undersøge begge muligheder. Vi talte derfor med IT Relation, som i forvejen leverede managed service hosting samt service desk og spurgte, om de kunne hjælpe med et alternativ. De satte os i kontakt med søsterselskabet Me’ning, som foretog en indledende analyse og udarbejdede et tilbud.”  

Valget faldt på Me’ning pga. både økonomi og kvalitet, forklarer Thor Galland. ”Me’nings SharePoint-løsning indebar, at vi ikke skulle betale for opdateringer, da det er del af den samlede Microsoft-pakke. Derimod kostede det hidtidige system et årligt beløb samt et større beløb ved opdateringer, så vi kunne altså spare driftskroner med Me’nings løsning. Derudover fik vi også et rigtigt godt indtryk af Me’ning. De forstod vores behov og var meget klare på, hvordan de ville gribe opgaven an.”

Overtager kommunikationsfunktioner fra Yammer

Projektet startede i december 2022 og er i april 2023 blevet afsluttet med succes. ”Et de store spørgsmål har været migreringen af sager fra det gamle system, men det har fungeret godt, og den nye løsning er nu oppe at køre. Me’ning har gennemført informations- og uddannelsesforløb for næsten alle medarbejdere i organisationen, så vi kan få fuldt udbytte af systemet fra starten.”

På sigt skal den nye løsning også stå for andre aktiviteter ud over dokumenthåndtering, og det vil være en klar fordel for organisationen, siger Thor Galland. ”Me’ning har lavet en forside, hvor der også indgår kommunikationsfunktioner, og det er planen, at medarbejderne i stigende grad skal bruge disse features til intern kommunikation. Indtil videre har vi brugt Yammer, som imidlertid aldrig er blevet et stort hit. Ved at integrere flere funktioner i det nye SharePoint regner vi med bedre adoption og øget produktivitet.”

Fokus på miljøbelastning i skyen

En anden fordel ved den nye cloud-løsning er klimavenlighed, der har høj prioritet hos TF. ”Som forsyningsvirksomhed skal vi arbejde så grønt som muligt, og det er naturligvis et ansvar, vi tager meget alvorligt. Pt. er vi i gang med Scope 3 i Drivhus protokollen, som bl.a. indebærer, at vi kigger på de grønne aspekter ifm. indkøb og valg af leverandører. Derfor talte vi også med Me’ning om, hvad det betyder mht. miljøbelastning, når vi valgte en løsning i skyen,” fortæller Thor Galland.

Der er ingen tvivl om, at en cloud er en klimavenlig foranstaltning, siger Solution Manager Marc Simonsen Taarup fra Me’ning. ”Der har været en lang række analyser om de grønne fordele ved at køre løsninger i skyen. En rapport fra Standard & Poor's i 2021 fortæller, at et skift til cloud kan reducere CO2-emissioner med næsten 80% og vil være fem gange mere energieffektivt. I 2018 foretog Microsoft sin egen undersøgelse, der viste, at Microsofts cloud-løsning er 93% mere energieffektiv og op til 98% mere CO2-effektiv.”

Altid på omgangshøjde

Baggrunden er, at cloud bygger på hypereffektiv drift, stordriftsfordele og optimal udnyttelse af kapaciteten. Desuden er energioptimering og brug af vedvarende energi en grundlæggende del af Microsofts cloud-strategi. ”I 2025 vil 100% af Microsofts public cloud-services være drevet af vedvarende energi. Derfor arbejdes der løbende på at udvikle nye metoder til at gøre cloud-faciliteterne mere klimavenlige. F.eks. var Microsoft i 2021 de første til at introducere flydende afkøling som et energivenligt tiltag,” forklarer Marc Simonsen Taarup.

TF er godt tilfreds med den nye løsning og Me’nings indsats. ”Samarbejdet har været yderst positivt. Me’ning besidder en enorm viden om SharePoint, hvilket har været en stor hjælp mht. at få mest ud af løsningen. De har kørt et meget struktureret forløb med workshops og ugentlige møder, så vi blev lyttet til og altid følte os på omgangshøjde,” lyder det fra CFO Thor Galland.

Stadig meget at gøre for det grønne

Me'ning er en del af itm8, der i adskillige år kørt med et 100% CO2-neutralt datacenter-setup ift. forbrugte KWh, og der arbejdes konstant på at reducere energiforbruget samt gøre det mere klimavenligt. Det foregår bl.a. ved at:

• Konsolidere datacentre og derved optimere driften, 
• Løbende erstatte udstyr (servere, storage-systemer, etc.) med maskinel og systemer, der har en lavere PUE (Power Usage Effectiveness),
• Bruge tredjepartscertifikater, som øger efterspørgslen efter grøn strøm i elnetværket og dermed giver forsyningsselskaber et incitament til at skifte til denne klimavenlige form for energi. 

Itm8 anerkender samtidig, at virksomhedens virke samlet set stadig har en negativ effekt ift. klimaudfordringerne. Der er fortsat meget at gøre, og vi vil fortsætte med at have grønne prioriteter som en integreret del af både strategi og drift.