Automatiseret kvalitetssikring med QMS-løsning bygget på SharePoint

IWA Consulting er et ledende dansk konsulenthus inden for regulatory affairs, som tilbyder et komplet udbud af services inden for regulatory og medical affairs. IWA Consulting servicerer et bredt udvalg af internationale kunder og er specialiseret inden for eCTD ansøgninger på globalt plan. Virksomheden blev grundlagt i 1997 og har 22 specialister ansat med kontorer i Køge og København.

Når man lever af at levere regulatorisk specialistviden til biotech-, pharma- og medicinalindustrien, skal der være styr på kvalitetssikringen i alle procedurer og processer. Det er man i den grad klar over hos IWA Consulting, som er et førende dansk konsulenthus inden for levering af regulatorisk support til kunder over hele verden.

Det gælder også, når det handler om vores egne interne processer, fortæller Johnny Hansen, Senior Director medical Device, der til dagligt bl.a. er kvalitetsansvarlig hos IWA Consulting.

Udfordringen:

Forældet løsning, der ikke længere kunne understøtte behov for effektivitet

IWA Consulting havde behov for en ny QMS-løsning, da deres eksisterende løsning var forældet og nogle af virksomhedens workflows ikke længere kunne understøttes af Microsoft. 

Desuden var den eksisterende løsning baseret på en konfiguration af systemet, som ikke var baseret på standardløsninger i det valgte værktøj. Det betød, alle eventuelle ændringer var afhængig af, at den samme leverandør altid skulle ind over, hvis noget skulle tilpasses. 

IWA Consulting blev derfor nødt til at se sig om efter en ny løsning. Enten skulle man udbygge den eksisterende eller udvikle en helt ny løsning, fortæller Johnny Hansen.

“Vi havde som sådan ikke behov for en ny forkromet løsning, der kunne tilføre os en masse nye features. Vores krav var snarere en løsning, der langt hen ad vejen kunne det samme – bare smartere og mere effektiv. Da vi lever af at tilbyde vores viden og kompetencer til vores kunder, er det ekstremt vigtigt for os hele tiden at optimere de interne processer. Jo mindre tid vi bruger på administration af f.eks. vores kvalitetssikringssystem, jo mere tid har vi til at supportere vores kunder.

Samtidig ønskede vi en løsning bygget på standard-teknologi, der både ville gøre os mindre leverandørafhængige og mere effektive. Og så var det altafgørende for os, at vi ville nå i mål med en ny løsning, inden vores eksisterende løsning ville ophøre med at understøtte vores flows”.

Det var oplagt for IWA Consulting at gå til Me'ning, der på daværende tidspunkt endnu var en del af IT Relation, med opgaven. IT Relation fungerer i forvejen som virksomhedens eksterne IT-afdeling, og har derfor allerede en god forståelse for forretningen.

Løsningen er et QMS (kvalitetsstyringssystem), der er bygget op om Sharepoint, og ikke mindst de standard-features systemet stiller til rådighed. Efterfølgende er løsningen tilpasset til IWA Consulting’s specifikke behov. 

“Som sådan er det en standardløsning, vi har får. Det skal forstås på den måde, at de fleste – hvis ikke alle – af vores behov, kan opfyldes ved brug af standardløsninger i SharePoint-platformen. Vi behøver ikke specielle tilpasninger, og vi forventer en løsning 100% baseret på de features, som er i SharePoint. Det gør, at vi i dag står med et enkelt og brugervenligt QMS, der fuldt ud matcher vores behov,” siger Johnny Hansen.

Processen omkring løsningen har været konstruktiv, og Me'ning har vendt tanker og erfaringer fra tidligere projekter med IWA Consulting, inden man er gået i løsningsmode. Samtidig har IWA Consulting gennem hele processen været inde i loopet med løbende konstruktiv interaktion med Me'ning teamet, både programmøren såvel som projektlederen.

“Løbende statusmøder har været et af kardinalpunkterne for os. Vi har haft en forholdsvis tight deadline, og derfor har det været vigtigt for os at være tæt på processen. 

Aftalen har været at holde os tilgængelige for hinanden – det går selvfølgelig begge veje. Og vi har løbende tjekket ind til Teams-møder for at afstemme forventninger. Her har der været en utrolig god dialog. Me'ning er dygtige til at tale et sprog, vi forstår, uden det bliver for nørdet,” fortæller Johnny Hansen.

Resultatet:

Brugervenligt QMS automatiserer processer

IWA Consulting oplever, at deres behov er blevet forstået og bliver konverteret til et brugervenligt QMS, der er implementeret inden for aftalt tid og ressourcer.

“Det er en stor fordel for os, at vi har fået et QMS-løsning, der er nemt at bruge – også for nogle uden den store IT-erfaring. Vi glæder os til at opleve værdien af, at endnu flere processer nu er automatiserede. Nu kan vi mere effektivt få et kvalitativt overblik over status og effektivitet af vores arbejde og leverancer til kunder. Det er et essentielt punkt i forhold til IWA Consulting’s værdier og kvalitetspolitik. 

Vi er af den overbevisning, at det i sidste ende gavner både vores kunder og vores medarbejdere i forhold til vores værdi om at levere god kvalitet i vores regulatoriske services til vores kunder”, fortæller Johnny Hansen.