Hybel har sat strøm til HR-procedurer og fået mere tid og højere kvalitet

Hybel er specialiseret i enfamiliehuse i ét plan og er stiftet af 6 partnere med mange års erfaring fra byggebranchen. Hybel har siden 2016 bygget huse i hele Danmark og beskæftiger 150 administrative medarbejdere (medio 2021).

Manuelle on- og offboarding-processer trækker tænder ud i virksomheder med stor vækst. Udskiftninger i medarbejderstaben – ikke mindst ansættelser – koster tid, og risikoen for fejl er stor. Hybel har med et skræddersyet User Management-system fra Me'ning sat strøm til procedurerne og har i dag langt bedre processer til gavn for både medarbejdere og administrationen.

Byggefirmaet Hybel er på få år vokset fra 10 til godt 150 medarbejdere i administrationen, og medarbejdervækst i den størrelsesorden kræver skarpe onboarding-procedurer, hvis tidsforbruget ikke skal stikke af og antallet af fejl ikke skal blive for stort.

Men i en hverdag med fart på er det ikke givet, at HR-afdelingen vokser helt så hurtigt, som den egentlig burde, og så ender onboardingen ofte med at blive noget, der bliver klaret på lige vel håndholdt manér.

“Vi havde en procedure for, hvordan vi onboardede nye medarbejdere, men det foregik manuelt. Helt konkret var det et Word-dokument med en masse felter, som vi udfyldte, og så blev det sendt ind til Me'ning, der på daværende tidspunkt endnu var en del af IT Relation, der oprettede medarbejderen i systemet, bestilte IT- og telefonudstyr og så videre. Det tog tid, og der blev begået fejl, så vi begyndte at overveje, hvordan vi kunne gøre det på en smartere måde”, siger Kenneth Pedersen, IT chef i Hybel.

Manuel indtastning øger risikoen for fejl

Når Word-dokumentet blev sendt fra Hybel, skulle det egentlig bare indtastes i Hybels Active Directory, og det tager ikke mange minutter. Men en hurtig ekspedition forudsatte, at den rette medarbejder havde tid til at prioritere opgaven, og i perioder med spidsbelastninger kunne det godt tage et par dage, inden opgaven blev udført. Samtidig var risikoen for fejl i den manuelle indtastning stor – både hos Hybel eller Me'ning – så processen var ikke optimal.

“Når en ny medarbejder skal begynde, skal tingene spille. Udstyret skal stå klar, der skal stå det rigtige navn på visitkortet, og personen skal være oprettet i alle systemer og have de rigtige adgange og så videre. Det var også ledelsens forventning, så vi begyndte at kigge på, hvordan vi kunne gøre tingene på en smartere og hurtigere måde, som gav færre fejl”, siger Kenneth Pedersen.

Udvikler sig i takt med virksomheden

Kenneth Pedersen har som IT-chef selv en teknisk baggrund, og han er derfor yderst bevidst om hvilke krav og forventninger, han har til en teknisk samarbejdspartner. Da parterne gik i tæt dialog, stod det hurtigt klart, at Me'ning kunne levere det, Hybel havde brug for.

“Vi havde og har behov for et fleksibelt system, som kan udvikle sig i takt med virksomheden, og det har vi fået. Vi var en af de første virksomheder, der prøvede kræfter med systemet, og vi har fået en udgave, der er skræddersyet til vores behov,” siger Kenneth Pedersen.

Offboarding-proces øger sikkerheden

Det er imidlertid ikke kun onboarding-processen, der er blevet markant forbedret. Når Hybel skal sige farvel til en medarbejder, er det vigtigt, at vedkommende kan blive lukket korrekt – og hurtigt – ned i alle systemer.

“Hidtil har det været sådan, at hvis en medarbejder er blevet opsagt, har vi skullet lukke ham eller hende ned manuelt i det ene system efter det andet. Nogle gange kan det være nødvendigt at sige farvel til en medarbejder, der har adgang til forretningskritiske systemer, og der er det helt afgørende, at vi kan lukke helt ned med det samme. Tidligere skulle vi enten udfylde de førnævnte Word-dokumenter eller prøve at få fat i en medarbejder i Service Desk, som kunne tage sig af opgaven med det samme. I begge scenarier kunne der gå dyrebar tid tabt, hvor vi nu kan eksekvere nedlukningen med få klik,” siger Kenneth Pedersen.

Power kræver kontrolsystemer

Hybel har i dag et fået et system, der er så effektivt, at det næsten er for meget af det gode – og de menneskelige fejl er ikke minimeret fuldstændig. Løsningen på den udfordring er pudsigt nok at få flere menneskelige øjne på processen.

“Vores offboarding-processer er så knivskarpe, at hvis vi trykker på knappen, er vedkommende ude af systemerne med det samme. Det betyder også, at hvis vi laver en fejl og eksempelvis indtaster et forkert navn eller rammer den forkerte knap, så er vedkommende væk. På samme måde er det stadigt muligt for et menneske at indtaste et forkert navn, lave slåfejl og den slags, når vi onboarder, og så er systemet jo ikke klogere, end at fejlene slår igennem hele vejen. Så vi har indført et ekstra kontrolled, og det koster naturligvis lidt tid. Til gengæld har vi fået langt højere kvalitet – og det er noget, der vækker glæde både på ledelsesgangen og blandt medarbejderne,” siger Kenneth Pedersen.

Kundevendt udvikler sikrer god kommunikation

Med sin tekniske baggrund har Kenneth Pedersen altid de kritiske briller på, når han skal indgå et samarbejde med en IT-leverandør, og da projektet skulle i gang, havde han én bestemt ting for øje.

“Et vellykket IT-projekt forudsætter, at kommunikationen er god, og jeg gik meget op i, at vi fik tilknyttet en udvikler, der er god til kundekontakt. Det fik vi, og det – kombineret med at deres User Management-løsning bare er et godt produkt – gør, at vi kan kigge tilbage på en god udviklingsproces og et fortsat godt samarbejde,” siger Kenneth Pedersen.