orange bubbleblue bubble

Forberedelse er vigtig, når du skifter it-system

2 personer forbereder skift af it-system på tavle

Kender du det med at blive irriteret på et IT-system? Du synes måske det kører langsomt, eller er besværligt at arbejde i. Løsningerne kan være mange, men måske skal du starte et helt andet sted.

Et langsomt dokumentsystem eller et bøvlet intranet kan ofte skyldes manglende forberedelse. Hos Me’ning opfordrer vi kunder til at tage stilling til forskellige områder inden igangsætning af et projekt. Når kunden fx skal have et nyt SharePoint site, anbefaler vi blandt andet en grundig oprydning og forberedelse, inden flytning af filerne finder sted.

Som et overfyldt loftrum

Mange virksomheder har stadig det klassiske fællesdrev kørende på en fysisk server. Et drev med tusindvis af mapper som indeholder kontrakter, HR-dokumenter, salgsbudgetter og mange andre vigtige data. Dog har flere og flere fået øjnene op for at flytte filerne til ”clouden”. 

Kevin Antoniussen, Solution Manager hos Me'ning

"Når beslutningen endelig er truffet, vil IT-afdelingen oftest gerne bare i gang.

Når beslutningen endelig er truffet, vil IT-afdelingen oftest gerne bare i gang. De fleste er egentlig klar på at flytte hele fællesdrevet op i skyen 1 til 1.

Kevin forklarer, at selv én cloudløsning kan blive langsom, hvis man bare fylder på. Ved et systemskifte er det derfor oplagt at overveje en ny og måske mere simpel filstruktur - og samtidig rydde ud i nogle af de gamle filer, som ikke længere bruges.

”Manglende oprydning svarer til at blive ved med at lægge ting på loftet og blot skubbe det gamle længere og længere ind. Man mister hurtigt overblikket, og det bliver besværligt at finde det, man skal bruge.”

Kevin pointerer, at gamle fællesdrev ofte indeholder en forældet filstruktur med rigtig mange dubletter. Det kan være besværligt, især for nye medarbejdere. Vi hører ofte, at virksomhederne har vanskeligt ved at onboarde nye folk, fordi de ikke kan finde de dokumenter, der er relevante for dem. 

Skynd dig langsomt

I Me’ning hjælper vi vores kunder med at zoome ud, inden de starter et migreringsprojekt fra deres fællesdrev til f.eks. SharePoint. Det gælder om at forstå organisationens nuværende og fremtidige behov og så skabe en struktur, som passer til det.

Helt konkret anbefaler vi en grundig analyse for at tegne den bedst mulige struktur til netop den kunde, vi sidder overfor. Analysen synliggør blandt andet, hvordan filerne skal være placeret og hvem der skal have adgang til de forskellige mapper. Nye medarbejdere kan dermed finde det, de skal bruge og det tydeliggøres, hvordan de eksisterende brugere bedst muligt kan optage den nye teknologi.

”Det kan virke dyrt, når vi bruger lang tid, før vi kommer i gang med selve migreringen, men man skal ikke lade sig skræmme over at bruge tid i starten. Vi har mange eksempler fra kunder, hvor der skal bruges meget længere tid på et senere tidspunkt, hvis ikke forarbejdet er gjort ordentligt,” forklarer Kevin Antoniussen.

Kevin Antoniussen, Solution Manager hos Me'ning

"Vi har mange eksempler fra kunder, hvor der skal bruges meget længere tid på et senere tidspunkt, hvis ikke forarbejdet er gjort ordentligt.”

Derfor bør I lave en foranalyse

Det har aldrig skadet at være godt forberedt. Derfor bør I gøre jer nogle overvejelser, inden I starter selve migreringen:

01

Med en logisk og godt forberedt filstruktur øger I chancerne for, at nye medarbejdere bliver godt onboardet. Vi ser mange veletablerede og store virksomheder, som har arbejdet i samme struktur i årevis. Men den er ikke altid nem at gennemskue for nye ansatte

02

Efterhånden opstår der mange dubletter på et klassisk fællesdrev, fordi flere har adgang til at oprette mapper. Der kan være mange årsager til, at dubletterne opstår, men en gennemarbejdet struktur afhjælper problemet

03

Det er vigtigt at tage stilling til, hvilke brugere der skal have adgang til de forskellige mapper og filer. På en cloudløsning som SharePoint er det muligt at sætte begrænsninger på mappe- og filniveau. På den måde sikrer I jer bedst muligt mod GDPR. Det giver også et bedre overblik at begrænse filerne til brugerne, så de kun ser det, som er relevant for dem hver især

04

En søgning i SharePoint vil blandt andet se på mapperne, filens titel, overskrifter og brødtekst. Så hvis I strukturerer jeres filer ordentligt i SharePoint, vil I supersimpelt kunne søge jer frem til de filer, I skal bruge

half orange bubblehalf blue bubble

Digital Solution based on Human Understanding

Uanset hvor gode digitale løsninger er, vil de fejle, hvis ingen forstår at bruge dem. Faktisk er det kun hver tredje digitale løsning, der giver den værdi, som kunden forventede. Problemet er ofte en manglende interaktion mellem de mennesker og den organisation, som skal bruge løsningen. Vi tror på, at magien opstår i mødet mellem mennesker og teknologi.

I Me’ning har vi derfor rigtig stor fokus på at få brugerne med. På den måde sikrer vi, at kunderne får den løsning, de rent faktisk havde håbet på.

Skal vi hjælpe din virksomhed med at komme godt fra start?

Jakob Hartmann Mørch
CEO
+45 23 43 46 59
jahmo@mening.dk