FAQ – Baseline Workplace

Vi har samlet de spørgsmål og guidelines vores kunder gerne vil have på hånden når de arbejder med Baseline Workplace. 

Vi håber du finder de svar du søger - ellers er du selvfølgelig meget velkommen til at kontakte os. 

Din guide til denne faq

Alle sektioner indeholder flere services afhængig af den Microsoft platform den refererer til. Dette skulle gerne gøre det nemmere for dig at finde den guide der er relevant for dig. 

1. Synkronisering / Sådan synkroniserer du

  • Microsoft Teams
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft OneDrive

Microsoft giver dig mulighed for at synkronisere dine filer, dokumenter og biblioteker på din lokale computer gennem en digital online sky. Dette sikrer, at dine dokumenter ikke forsvinder, og på samme tid har du altid mulighed for at tilgå dine dokumenter fra alle dine enheder.

  1. Tilgå Windows notifikationsområdet og vælg det blå OneDrive sky ikon.
  2. Vælg Hjælp & indstillinger, og vælg så Indstillinger.
  3. Vælg Indstillinger og derefter Gem space og download filer, som du skal bruge dem
  1. Tilgå din SharePoint-side via din browser, og naviger til den samling af filer, du gerne vil synkronisere.
  2. Vælg Synkroniseringsikonet i værktøjslinjen.
  3. Log på OneDrive med din MS 365 konto og start synkroniseringen af dine filer og færdiggør OneDrive opsætningen.

 

2. Sådan stopper du synkroniseringen

  • Microsoft Teams
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft OneDrive

Ligesom du kan synkronisere dine filer, dokumenter eller biblioteker, har du også mulighed for at stoppe synkroniseringen igen. Det er muligt at stoppe hele synkroniseringen eller blot vælge en mappe eller et bibliotek.

 

  1. Klik på OneDrive sky ikonet øverst eller nederst på din computer.
  2. Vælg Hjælp & Indstillinger og derefter Indstillinger.
  3. Vælg kontoen.
  4. Klik på Stop synkroniseringsmuligheden/-indstillingen.
  1. Gå til mappen eller biblioteket, som du vil stoppe synkroniseringen af.
  2. Klik på synkroniseringsmuligheden/-indstillingen.
  3. Klik på Stop synkronisering.
  4. Klik på Ja for at acceptere at synkroniseringen af mappen stopper fuldstændigt/permanent, og klik derefter på OK. Du kan selvfølgelig aktivere synkroniseringen igen.

3. Sådan sender du en e-mail fra Outlook til Teams

  • Microsoft Teams

Med Microsofts tjenester kan du interagere på tværs af platforme. De gør det muligt at sende en e-mail fra Outlook til en person, gruppe eller kanal i Teams.

Bonus info
Hvis e-mailen har vedhæftede filer, bliver disse automatisk inkluderet, når du sender e-mailen til Teams. Hvis du foretrækker ikke at inkludere de vedhæftede filer, kan du fjerne dem, før du sender dem til Teams.

  1. Mens du ser en e-mail i Outlook-skrivebordsappen, kan du via værktøjslinjens bånd vælge Del i Teams.
  2. Tilgår du Outlook via browseren/nettet (og den nye Outlook til Mac), kan du vælge Flere handlinger og derefter vælge Del i Teams.
  3. Vælg den person, gruppe eller kanal, som du gerne vil dele din e-mail med i dette trin. Du kan enten gøre dette ved at søge eller vælge blandt forslagene.
  4. Hvis du vil, kan du tilføje en besked for at introducere din e-mail eller videregive yderligere information. Du kan bruge @ til at omtale en person, ligesom med enhver anden Teams-besked, for at få de rigtige personers opmærksomhed.

4. Forskellen mellem OneDrive, Teams og SharePoint

  • Microsoft Teams
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft OneDrive

 

Microsoft Teams er en samarbejdsplatform, som hjælper virksomheder med organisering og kommunikation – alt samlet ét sted. Platformen tilbyder forskellige muligheder, såsom teams, møder, opkald, aktiviteter, osv.

Microsoft SharePoint er en skybaseret platform, der hjælper virksomheder med at dele og administrere indhold, viden og applikationer. SharePoint bruges til at styrke teamwork, informationssøgning, videndeling og til at facilitere lettere samarbejde på tværs af organisationen.

Microsoft OneDrive er en online platform til lagring af dine filer. Sammen udgør OneDrive og OneDrive for Business det personlige fillagrings- og delingsværktøj i Microsoft og Office 365. Dit OneDrive fungerer som et enkeltstående SharePoint-bibliotek, men med strammere/strengere tilladelser og et andet logo. OneDrive er også navnet på synkroniseringsværktøjet, som bruges til at opbevare og tilgå SharePoint og OneDrive filer på din computer eller mobilenhed samt til offline brug.

5. Hvor finder jeg mine dokumenter?

  • Microsoft Teams
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft OneDrive

Med Microsofts tjenester er det muligt at tilgå dokumenter på de forskellige platforme. Hvis dit dokument er sat til at synkronisere, betyder det, at de ændringer du laver i dokumentet, bliver lagret i den digitale sky, således at dokumentet hele tiden er opdateret med den nyeste version.

  1. Klik på OneDrive ikonet øverst eller nederst på din computer.
  2. Klik på Åbn mappe.
  3. Nu kan du søge efter eller vælge det dokument, du ønsker.

Bonus info
Du kan også tilgå dine filer via OneDrive i stifinder, hvis du har synkroniseret dit dokumentbibliotek.

  1. Den nemmeste måde at søge efter dokumenter i SharePoint er at bruge søgefeltet i toppen af din SharePoint-side. Det er vigtigt at bemærke, at søgning i søgefeltet som standard kun søger på din side[MC1] . Hvis du gerne vil søge i alt indhold, skal du vælge Alle-fanen på søgeresultatsiden.[MC2] 
  2. Eller gå til din SharePoint-side og vælg det bibliotek, hvor dokumenterne er placeret, og søg deri.

Bonus info
Du vil kun se indhold, som du har adgang til.

6. Sådan tilføjer du gæster til et team i Teams

  • Microsoft Teams
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft OneDrive

Microsoft Teams-platformen giver dig mulighed for at oprette teams. Et team er ét samlet sted til at dele beskeder, værktøjer eller filer. Teams kan organiseres efter gruppe, projekt eller hvad der ellers er relevant for dig. Typisk er det kun interne, der har adgang til teamet, men med Teams er det også muligt at invitere eksterne til et team som gæst.

  1. Gå til det team, du gerne vil dele med eksterne.
  2. Vælg Flere muligheder og derefter Tilføj medlem.
  3. Indtast gæstens e-mailadresse. Alle med en virksomheds- eller kunde e-mailkonto, såsom Outlook, Gmail eller andre, kan slutte sig til dit team som gæst.
  4. Hvis du vil tilføje din gæsts navn, skal du først vælge Rediger gæsteoplysninger og indtaste deres navn. Sørg for at tage dig tid til at gøre dette nu, da ellers får du brug for hjælp fra en it-administrator til at gøre det senere.
  5. Vælg og klik på Tilføj. Gæster vil modtage en velkomst e-mail-invitation, der indeholder nogle oplysninger om tilmelding til Teams.

7. Sådan opretter du en mappe

  • Microsoft Teams
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft OneDrive

Det er muligt at oprette foldere til at opbevare/gemme filer og dokumenter på tværs af Microsofts platforme. En folder giver dig mulighed for at samle dine dokumenter efter projekter, emner eller hvad du end behøver for at optimere dit arbejde.

  1. Gå til team-kanalen i Teams eller åben OneDrive eller SharePoint biblioteket.
  2. Klik på Ny+ knappen og vælg derefter mappen.
  3. Navngiv mappen.  
  4. Vælg Opret.

 

Bonus info
Hvis opret folder muligheden ikke er tilgængelig, er den deaktiveret under indstillinger for dokumentbiblioteket.

8. Sådan uploader du en fil eller mappe

  • Microsoft Teams
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft OneDrive

Microsofts tjenester giver dig mulighed for at uploade en fil eller mappe fra din computer til den digitale sky. Funktionen er en nem for måde, hvor du kan dele filer eller mapper online med dine kolleger.

  1. Gå til team-kanalen i Teams eller åben OneDrive eller SharePoint biblioteket.
  2. Klik på Upload-knappen og vælg derefter Filer eller Mappe.
  3. Vælg filen eller mappen, som du vil uploade.
  4. Klik Upload.

 

Bonus info
Du kan også uploade filer eller mapper via drag-n-drop/træk-og-slip fra dit skrivebord.

 

9. Sådan deler du en fil eller dokument

  • Microsoft Teams
  • Microsoft SharePoint
  • Microsoft OneDrive

Med Microsofts tjenester er det muligt at dele de filer eller dokumenter, som du opbevarer i enten Teams, SharePoint eller OneDrive. Afhængigt af hvilke rettigheder, organisationen har givet, kan filerne eller dokumenterne, deles med kolleger eller eksterne.

  1. Gå til team-kanalen i Teams eller åben OneDrive eller SharePoint biblioteket.
  2. Vælg filen eller dokumentet, som du vil dele.
  3. Vælg Vis handlinger knappen
  4. Vælg Del eller Kopiér link. Hvis du klikker på Kopiér link, kan du tilføje linket til en samtale eller e-mail.
  5. Vælg en mulighed for at dele din fil: Tilføj navnene på de personer, du ønsker at dele din fil med. Hvis du vil, kan du hurtigt justere redigeringstilladelserne ved at vælge blyant-ikonet til højre. Skriv derefter en besked og vælg Send.